Een nieuwe manier van auditen: volledig digitaal
Coronacrisis of geen coronacrisis: om over de benodigde certificeringen te beschikken moeten bij bedrijven in de bouwsector jaarlijks audits plaatsvinden. Maar hoe voer je audits uit als ook auditors zoveel mogelijk vanuit huis moeten werken? BSI Group stond in maart dit jaar voor deze vraag. Lead Auditor Tomas de Loo: “Omdat het van groot belang is dat audits doorgaan, maar audits op locatie geen optie waren, gingen mijn collega’s en ik op zoek naar een alternatieve manier van auditen: volledig digitaal.”
Als Lead Auditor bij BSI realiseert Tomas remote audits van ISO 19650, ISO 9001 en andere ISO-standaarden voor klanten zoals BAM, Ballast Nedam, Strabag, Sweco en Besix. “Deze vonden altijd plaats op locatie”, vertelt hij. “Ik was dan een aantal dagen binnen een bedrijf aanwezig, sprak medewerkers en toetste systemen en documenten. Na invoering van de coronamaatregelen besloten we volledig digitaal te gaan auditen. Om te voorkomen dat audits stil kwamen te liggen, gingen we direct aan de slag met nieuwe instructies en processen. Zo kunnen we audits blijven uitvoeren én voldoen we aan de maatregelen.”
Digitale audits
In korte tijd schakelde BSI over op live streaming en mobiele technologie om de onderwerpen van de audit te beoordelen. Tomas: “Tijdens de voorbereidingen stemmen we de ICT, het auditplan en de documentatie duidelijk met de klant af, zodat de audits zelf goed verlopen. De klant kan zich dan voorbereiden en alvast de benodigde documenten delen, zodat de auditor zich in kan lezen. Vervolgens zijn er gedurende de auditdagen een aantal contactmomenten via bijvoorbeeld Teams, waarbij we samen in gesprek gaan over bijvoorbeeld de documenten. Zelfs de rondgang door het bedrijf doen we op afstand.”
Efficiënt auditen
In het begin was de nieuwe manier van werken - zeker voor veel klanten - even wennen. “Werkte de techniek wel? En was videobellen wel een goede oplossing? Maar de reacties na afloop zijn heel positief. Digitale audits zijn niet alleen goed mogelijk – vrijwel alle bedrijven beschikken over digitale documenten – maar hebben zelfs diverse voordelen. Onze manier van werken zorgt ervoor dat de audit heel efficiënt en soepel verloopt. Het kost klanten minder tijd en ook zelf besparen we reistijd. Op deze manier zouden we zelfs audits over de grens kunnen uitvoeren. Het enige nadeel is dat je een minder goede indruk krijgt van het bedrijf, haar energie en medewerkers omdat je hier niet fysiek aanwezig bent.”
Het beste van twee werelden
“Op dit moment zijn we het proces van digitaal auditen verder aan het stroomlijnen en verbeteren. Hiervoor hebben we volop ideeën, zoals Google Glass-brillen om makkelijk rond te kijken op de locaties en drones om gebouwen op afstand te bekijken. Er zijn ontzettend veel mogelijkheden!” Tomas verwacht dat BSI in de toekomst audits deels op locatie en deels op afstand uit gaat voeren. “Zo combineren we het beste van twee werelden.”